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Eine gut verständliche, klar strukturierte und vollständige technische Dokumentation ist rückt ihr Produkt ins beste Licht: Nur so kann das Gerät sicher bedient und optimal genutzt werden. Eine hervorragende Dokumentation ist somit also auch ihr Schlüssel zu zufriedenen Kunden.
Aber wie kann man eine vorhandene technische Dokumentation optimieren?
Im ersten Schritt sollte die Dokumentation auf Vollständigkeit geprüft werden – auch in Hinsicht auf die Sicherheitshinweise. Ist darüber hinaus alles fachlich korrekt?
Dann sehen wir uns den Aufbau an: Ist der Inhalt logisch aufgebaut? Sind die Kapitel im Inhaltsverzeichnis klar benannt und die einzelnen Punkte richtig zugeordnet?
Wie sieht es mit dem Layout und der Schriftgestaltung aus? Das sollte übersichtlich sein und den erklärenden Grafiken genug Raum lassen. Ein bis zwei gut lesbare Schriftarten reichen völlig aus und auch bei den Schriftgrößen ist weniger mehr. Das Ziel ist optimale Lesbarkeit, so dass die Inhalte schnell erfasst werden können. Absätze strukturieren den Inhalt und Wichtiges wird durch fette Schrift oder farbige Hinterlegung hervorgehoben.
Bei der Sprache gibt es meist Raum nach oben: Leicht verständliche, klare Formulierungen und präzise Beschreibungen sind hier nötig. Sind die Sätze zu lang? Werden gleiche Dinge unterschiedlich bezeichnet? Werden die korrekten Bezeichnungen genutzt?
Symbole haben einen wichtigen Platz in der technischen Dokumentation. Optimieren kann man hier die visuelle Einheitlichkeit und die Kontinuität im Einsatz. Eine Legende erklärt die Zeichen.
Auch bei den Grafiken und Fotos bringen klare Stilvorgaben Einheitlichkeit und machen dadurch alles leichter verständlich. Besonders wichtig ist, dass die relevanten Informationen klar transportiert werden: Aus welcher Perspektive kann man das am besten erkennen? Eignet sich ein Foto oder eine Grafik besser? Sind zu viele oder zu wenig Details enthalten?
Zuletzt sollte auch das Datei- und Informationsmanagement wohlüberlegt sein: Übersichtliche Ordnerstrukturen und ein einheitliches System für Dateinamen helfen, alles schnell wiederzufinden. Und genau wie die Konstruktion ist auch die Dokumentation im besten Fall modular aufgebaut, so dass die einzelnen Bausteine dann bei jeder weiteren technischen Dokumentation genutzt werden können.
Das klingt gut, aber Sie könnten Unterstützung gebrauchen? Wir helfen gerne.
Foto von Scott Graham auf Unsplash
